Produtividade: o que é e como melhorar através de ferramentas úteis

by PTisp

O Dia Mundial da Produtividade é celebrado anualmente a 20 de junho.  E como tal, acreditamos que este dia merece um destaque especial, principalmente nos dias de hoje, em que os inúmeros desafios impostos pela pandemia às empresas e respetivas equipas, vieram alterar as expectativas e o próprio conceito de produtividade. Por outro lado, este dia poderá servir como um momento para reflexão sobre os níveis individuais e coletivos de produtividade e para descobrir novas metodologias de trabalho para aumentar a performance das equipas.

O que é e qual a importância da produtividade no trabalho?

A produtividade no seio de uma empresa é essencial para atingir as metas e os objetivos delineados. Como tal é  fundamental, existir uma preocupação com a produtividade, sendo que esta deverá ser uma prioridade uma vez que é através desta que poderá delinear as estratégias que visam agilizar o trabalho, aumentar a eficiência e a performance dos colaboradores, contribuindo para alcançar melhores resultados coletiva e individualmente.

O conceito de produtividade relaciona-se tanto com a quantidade como com a qualidade das diferentes tarefas desempenhadas pelos colaboradores num determinado período de tempo, bem como com os recursos alocados para a sua produção. Portanto, a produtividade interliga-se com a performance no contexto laboral e com a eficiência atingida na entrega de resultados.

Um colaborador produtivo é aquele que demonstra controlo na gestão do seu tempo, conseguindo otimizar as tarefas no âmbito das suas funções e que tem conhecimento das metodologias, procedimentos, indicadores de desempenho e que à utilização de ferramentas adequadas para executar tarefas e automatizar processos. Por outro lado, ser produtivo é ter a capacidade de priorizar tarefas, desempenhando-as de acordo com o nível de urgência, de forma a cumprir prazos e cumprir com as metas e objetivos definidos. E para isso, o planeamento é fundamental.

Lista de Ferramentas para melhorar produtividade

Considera-se também que a produtividade está relacionada com a utilização do menor número de recursos possível para obter os mesmos resultados sem defraudar expectativas e sem comprometer a qualidade.  Isto leva-nos à promoção da transformação digital no seio da(s) empresa(s), um vez que para cumprir com esta premissa, é fundamental recorrer à tecnologia para automatizar tarefas e para gerir metas, medir a performance, etc.

Nos dias de hoje, existem inúmeras ferramentas à sua disposição que permitem: comunicar e gerir equipas, realizar e agendar reuniões com colaboradores ou clientes, partilhar e criar documentos colaborativos. Porque existem soluções muito diversificadas, e  é importante começar já a melhorar a produtividade dos seus colaboradores, elencamos algumas ferramentas que poderão ser extremamente úteis.

– Comunicação Interna

– Livechat

Acesso Remoto

Segurança

–  Reuniões

– Agendamento de Reuniões e Calendários

Gestão de Projetos para Trabalho em Equipa

–  Criação e Colaboração através de documentos

– Partilha e Envio de Ficheiros

Outras Ferramentas de Trabalho Colaborativo

Soluções PTisp para Produtividade

Na PTisp dispomos de várias soluções que ajudam a manter a produtividade, enquanto permitem uma redução e controlo nos custos.

Cloud Servers e Bare Metal Servers

As soluções de Cloud Servers em Windows e Linux são ideais para colocar o seu ERP – Enterprise Resource Planing, CRM – Customer relationship management ou outras plataformas num ambiente de alta disponibilidade e acessível 24x7x365.

Quer seja para alojar os mais comuns ERP do mercado, (Primavera, PHC, SAGE, SAP) ou outros, ao contrário de servidores on-premises, ou seja, localizados nas instalações do cliente, os Cloud Servers têm a vantagem de ter custos controlados, e escalarem à medida das necessidades.

Como serviços complementares, disponibilizamos:

  • Backups à sua medida,
  • Suporte e Monitorização 24x7x365,
  • Licenciamento Remote Desktop,
  • SQL Server e outros.
  • É ainda possível a implementação de acessos seguros através de VPN IPSec ou OpenVPN, garantindo assim que os seus dados não estão expostos para a internet.
→ Conheça a nossa oferta de Servidores
Email Profissional

Sendo a forma de comunicação por excelência nunca foi tão importante ter uma solução de email sólida e fiável. Adicionalmente, a criação de email profissional pode ter um impacto direto na criação de reputação e no próprio posicionamento do seu negócio ou marca. Um dos benefícios associados é o facto de poder usufruir da reputação online para que os seus emails sejam enviados com sucesso, sem que sejam marcados pelos utilizadores como spam ou vírus.

Os nossos planos Business Mail são alojados em território nacional, têm uma excelente relação preço vs características, que vão garantir a fiabilidade que necessita. São configurados numa infraestrutura desenhada e otimizada específica e exclusivamente para serviço de email, não correndo mais nenhum serviço.

A plataforma instalada disponibiliza funcionalidades avançadas de Calendários, Agendas e Tarefas para maior produtividade. Para conferir toda a segurança que o email profissional necessita, os nossos planos incluem:

    • Anti-vírus & Anti-SPAM Profissional: Com uma eficácia de quase 100%, não receberá anexos maliciosos e que colocam em causa a segurança do seu PC ou dispositivo móvel. Por outro lado, terá ainda a sua caixa de email livre de mensagens não solicitadas.
    • MX Backup: Armazenamento dos emails recebidos para que, na eventualidade de quebra de serviço no seu servidor email, não perca emails.
    • Backups Diários: últimos 5 dias.
→ Saiba mais sobre o Business Mail
Chat

Para aumentar a produtividade entre equipas, deverá implementar um sistema de Chat que permita a todos os colaboradores comunicarem e partilharem ficheiros entre si, mantendo a segurança e a privacidade da informação. Por questões de segurança e para responder ao RGPD, na PTisp disponibilizamos soluções de VPS com sistema de Chat pré-instalado onde todas as conversas e dados ficam armazenados num ambiente seguro, e totalmente dedicado para o cliente.

Com a implementação de um sistema de Chat para além de melhorar a comunicação interna através da agilização de processos, evitará uma série de e-mails em cadeia sobre assuntos que podem ser perfeitamente tratados através de mensagens de comunicação instantânea entre colaboradores via mensagem privada ou através dos grupos de trabalho criados no próprio chat.

Trata-se de uma solução profissional para pequenas, médias ou grandes empresas, e uma alternativa para chats como Whatsapp, Facebook Messenger ou Telegram, disponibilizando ferramentas adicionais e que permitem manter os seus colaboradores produtivos e focados. Esta solução de Chat Profissional está disponível para PC e para dispositivos mobile.

Está interessado nesta solução? Contacte hoje mesmo um dos nossos especialistas para que possamos ajudá-lo. Poderá optar por enviar email para sales@ptisp.pt, contactar via livechat ou através do nosso contacto telefónico 707 200 933.

Partilha de Ficheiros

O rápido acesso aos dados é fundamental para manter a produtividade. A capacidade de aceder e partilhar ficheiros através dos vários dispositivos (Web, Windows, macOS, mobile) é nos dias de hoje mais importante que nunca. Para isso, a PTisp disponibiliza o serviço Cloud Files através do qual pode armazenar os seus ficheiros de forma segura, partilhando-os com outros utilizadores e definindo as permissões de cada um. Independentemente de onde esteja, terá sempre acesso aos seus ficheiros.

Características do Cloud Files:

  • Alojado em Portugal em Datacenters Certificados
  • Container Privado
  • Nextcloud OpenSource
  • Acesso Administrador
  • Utilizadores Ilimitados
  • Linux, Windows, Mac OS X
  • Drive Remota no seu PC
  • Acesso Seguro SSL
  • Endereço de acesso Customizado
  • Monitorização 24x7x365
  • Tráfego ilimitado
  • Backups Diários (últimos 5 dias)
→ Saiba mais sobre o Cloud Files
Backups

Proteja os dados existentes nos seus dispositivos (WorkStations, Servidores) criando backups regulares e armazenando-os em Datacenters Certificados. Ao proteger os seus dados não só tem a garantia de recuperação em caso de falha, ou catástrofe, como também poderá aceder a qualquer hora e a partir de qualquer sítio.

Cloud Protect O serviço de Cloud Protect permite-lhe realizar backups consistentes e seguros dos seus dados, armazenando-os numa localização e Datacenter Remoto. Um dos pontos fundamentais numa correta política de backups é a garantia dos dados serem armazenados numa localização geográfica distante do seu datacenter ou servidor, permitindo uma recuperação, mesmo em caso de falha da sua infraestrutura local.

São diversas as causas que podem levar à perda de dados, entre elas, desastres naturais (incêndios, cheias), roubos, ataques informáticos falha humana, por isso é fundamental salvaguardar os seus dados, garantindo a sua disponibilidade. Neste sentido, este serviço que disponibilizamos pode ser utilizado para proteção de postos de trabalho fixos ou móveis, tablets, smartphones, servidores virtuais ou servidores físicos.

Server Backup: Dispomos de Soluções de Server Backup para todas as plataformas de forma a garantir a continuidade do seu negócio protegendo os dados no seu servidor Linux ou Windows,- Assim, apresentamos opções indicadas para:

  • Servidores virtuais HyperV, Xen ou KVM. Permite-lhe efectuar uma proteção completa do seu servidor virtual localizado nos datacenters PTisp
  • Servidores físicos Windows Server ou Linux. Permite-lhe efectuar uma proteção completa do seu servidor físico localizado nos datacenters PTisp.

Disaster Recovery: Os serviços de DRaaS – Disaster Recovery permitem-lhe ter uma réplica ou uma cópia dos conteúdos produtivos em servidores remotos que pode ser usada em caso de falha prolongada ou de catástrofe no ambiente produtivo. Tipicamente, os serviços de DRaaS só são possíveis em ambientes complexos e compostos por ambientes dedicados, sejam servidores virtuais ou bare metal, tendo definidos, corretamente, um RPO e RTO. O tempo de replicação pode ser definido de acordo com as necessidades do cliente, podendo ser feito de forma diária, horária ou mesmo contínua.

Na eventualidade de uma falha é ativado o Failover Plan e o servidor de réplica assume o papel de servidor principal garantindo a continuidade dos serviços do cliente. Após a resolução de problema no website/servidor principal é efetuado o Failback to Production que consiste na cópia dos dados, entretanto, introduzidos no servidor de réplica para o servidor original.

→ Saiba mais sobre os serviços de Backups/Segurança
VPN e Firewall

Não basta manter a produtividade, é fundamental garantir a segurança no acesso aos dados. Na PTisp disponibilizamos serviços de VPN e Firewall para garantir que os dados existentes nos seus servidores são acedidos de forma segura não estando expostos para a Internet. Os serviços de VPN e Firewall estão disponíveis para clientes com Servidores Cloud e Servidores Bare Metal.

Está interessado numa solução de VPN e Firewall? Envie email para sales@ptisp.pt, contacte-nos via livechat ou através do nosso contacto telefónico 707 200 933.

Em suma, para aumentar a produtividade e a agilidade da sua equipa , a PTisp disponibiliza-lhe as seguintes soluções: Cloud Servers e Bare Metal Servers (Servidores Dedicados), Email Profissional, Chat, Partilha de Ficheiros, Backups, VPN e Firewall.

Esperamos que este artigo seja útil para o ajudar a melhorar a produtividade da sua equipa! Aconselhamo-lo a refletir sobre este tema de forma a maximizar os resultados da sua empresa, e no que pudermos ajudar, estaremos por cá à sua disposição.

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